Lean Administration

Unter den Begrifflichkeiten Lean Office und Lean Administration versteht man die Umsetzung der Lean-Philosophie im Büro sowie im administrativen Bereich. Im Folgenden wird die Bezeichnung Lean Administration synonym genutzt.

Anwendung finden im Lean Administration insbesondere die Lean-Methoden:

  • Standardisierung

  • 5S (Seiri – Sortieren, Seiton – Systematisieren, Seiso – Sauberkeit, Seiketsu – Standardisierung, Shitsuke – Selbstdisziplin)

  • Wertstromanalyse

  • Kennzahlensystem

  • Kontinuierlicher Verbesserungsprozess (KVP)

 

Das originäre Ziel von Lean Administration ist die Schaffung eines Arbeitsumfelds, in dem die Verschwendung von Zeit und jeglichen Ressourcen minimiert wird. Infolge der Reduktion respektive Vermeidung der Verschwendung (Muda) stellt sich eine Produktivitätssteigerung innerhalb des administrativen Bereichs ein. Kennzeichnend für die Anwendung von Lean Administration ist die Standardisierung von Prozessen, Tätigkeiten und Abläufen, die Verkürzung von Durchlaufzeiten sowie einer Abstimmung der Büro-Infrastruktur. Hierbei ist es entscheidend, dass auch die Verwaltung schneller, effizienter und vor allem agiler auf die Kundenbedürfnisse reagieren kann. Dies führt zu positiven Effekten auf die Wartezeiten im Allgemeinen, Termintreue, Vollständigkeit und Fehlerfreiheit der abgeschlossenen Leistung, Kunden- und Mitarbeiterbeschwerden sowie die Fluktuation im Unternehmen.

 

Verschwenden Sie keine Zeit. In wenigen Schritten gelangen Sie zu effektiven und effizienten Prozessen innerhalb Ihres Unternehmens!

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Die 7 Verschwendungsarten bei der Lean Administration:

 

Die 7 R der Lean Administration

  1. Die richtige Information (notwendig zur Leistungserfüllung)
  2. für die richtigen Personen (Wer braucht die Information wirklich?)
  3. zur richtigen Zeit (Wann wird die Information benötigt? – z.B. einmalig, in regelmäßigen Abständen, permanent abrufbar)
  4. in der richtigen Qualität (Wie muss die Information aufbereitet sein?)
  5. in der richtigen Menge (Getreu dem Motto: So viel wie nötig, aber so wenig wie möglich.)
  6. auf dem richtigen Medium (E-Mail, Anruf, Ausdruck, Notiz etc.)
  7. am richtigen Ort. (Online, Offline, konkreter Ort etc.)