Lean Administration

Unter den Begrifflichkeiten Lean Office und Lean Administration versteht man die Umsetzung der Lean-Philosophie im Büro sowie im administrativen Bereich. Im Folgenden wird die Bezeichnung Lean Administration synonym genutzt.

Anwendung finden im Lean Administration insbesondere die Lean-Methoden:

  • Standardisierung

  • 5S (Seiri – Sortieren, Seiton – Systematisieren, Seiso – Sauberkeit, Seiketsu – Standardisierung, Shitsuke – Selbstdisziplin)

  • Wertstromanalyse

  • Kennzahlensystem

  • Kontinuierlicher Verbesserungsprozess (KVP)

 

Das originäre Ziel von Lean Administration ist die Schaffung eines Arbeitsumfelds, in dem die Verschwendung von Zeit und jeglichen Ressourcen minimiert wird. Infolge der Reduktion respektive Vermeidung der Verschwendung (Muda) stellt sich eine Produktivitätssteigerung innerhalb des administrativen Bereichs ein. Kennzeichnend für die Anwendung von Lean Administration ist die Standardisierung von Prozessen, Tätigkeiten und Abläufen, die Verkürzung von Durchlaufzeiten sowie einer Abstimmung der Büro-Infrastruktur. Hierbei ist es entscheidend, dass auch die Verwaltung schneller, effizienter und vor allem agiler auf die Kundenbedürfnisse reagieren kann. Dies führt zu positiven Effekten auf die Wartezeiten im Allgemeinen, Termintreue, Vollständigkeit und Fehlerfreiheit der abgeschlossenen Leistung, Kunden- und Mitarbeiterbeschwerden sowie die Fluktuation im Unternehmen.

 

Verschwenden Sie keine Zeit. In wenigen Schritten gelangen Sie zu effektiven und effizienten Prozessen innerhalb Ihres Unternehmens!

Schaffen Sie die notwendigen Grundlagen

Es muss basierend auf den individuellen Herausforderungen ein zielgerichteter Kompetenzbildungsworkshop mit dem gesamten Team durchgeführt werden. Der Workshop muss die Grundlagen der Lean Transformation beinhalten und insbesondere die Kernmethoden wiedergeben. Dies ist der ersten Schritt zur weiterführenden Verbesserung der Unternehmensprozesse.

Identifizieren Sie die Verbesserungspotenziale

Nachdem die Grundlagen geschaffen sind, müssen Sie gemeinsam mit Ihrem Team die Verbesserungspotenziale identifizieren.

Optimieren Sie Ihre Unternehmensprozesse

Neben der Identifikation der Potenziale ist die nachhaltige Umsetzung geeigneter Maßnahmen zur Erreichung Ihrer Ziele unabdingbar.

Erreichen Sie eine Veränderung zum Guten (Kaizen)

Ziel ist die Schaffung einer Kultur der kontinuierlichen Verbesserung. Sie müssen das Rad neu erfinden, sondern in kleinen Schritten eine stetige und nachhaltige Verbesserung  – einen Wandel zum Guten – erzeugen.

Aus Fehlern wird gelernt, sodass diese nicht erneut gemacht werden. Prozesse werden – wenn nötig – angepasst und neue Standards definiert.

Die 7 Verschwendungsarten bei der Lean Administration:

 

Bestände reduzieren = Ordnung schaffen

Unordnung und überflüssige Gegenstände/Unterlagen auf dem Schreibtisch und dem Computer lenken vom Wesentlichen ab. Aufräumen, um Verschwendung zu reduzieren.

Unnötige Bewegungen vermeiden / Ergonomie beachten

Die Arbeitsplätze sind ergonomisch angepasst. Gewohnheiten sind zu hinterfragen. Sind alle Tätigkeiten, Meetings und Dokumentationen etc. notwendig? Können Tätigkeiten ausgelagert werden, um schneller und agiler zu agieren?

Wege verkürzen

Ein einheitliches und optimiertes Ablagesystem vereinfacht Suchvorgänge. Anordnung der Büros an die Notwendigkeiten angepasst. Mitarbeiter, die häufig im Austausch stehen, sind im selben Büro. Kommunikationswege sind geklärt.

Vereinfachte Informationsverarbeitung

Der Informationsfluss und die Informationsverarbeitung sind eindeutig und einheitlich geklärt.

Überproduktion vermeiden

Jeder sollte nur die Informationen erhalten, die für die Leistungserfüllung notwendig sind.

Wartezeiten vermeiden

Abläufe werden kontinuierlich analysiert und Standards definiert. Standards werden eingehalten bis es neue Standards gibt.

Kontinuierliche Verbesserung (Kaizen)

Aus Fehlern wird gelernt, sodass diese nicht erneut gemacht werden. Prozesse werden – wenn möglich – angepasst und neue Standards definiert.

Die 7 R der Lean Administration

  1. Die richtige Information (notwendig zur Leistungserfüllung)
  2. für die richtigen Personen (Wer braucht die Information wirklich?)
  3. zur richtigen Zeit (Wann wird die Information benötigt? – z.B. einmalig, in regelmäßigen Abständen, permanent abrufbar)
  4. in der richtigen Qualität (Wie muss die Information aufbereitet sein?)
  5. in der richtigen Menge (Getreu dem Motto: So viel wie nötig, aber so wenig wie möglich.)
  6. auf dem richtigen Medium (E-Mail, Anruf, Ausdruck, Notiz etc.)
  7. am richtigen Ort. (Online, Offline, konkreter Ort etc.)